Lévis, le 26 octobre 2020 – À l’occasion de l’assemblée régulière du conseil municipal ce soir, le vérificateur général de la Ville de Lévis, monsieur Yves Denis, dépose le tome 2 de son rapport annuel 2019.

Ce rapport du vérificateur général contient six chapitres, dont deux rapports d’audit de performance et aussi une opinion sans réserve concernant la conformité des organismes qui bénéficient d’une subvention annuelle de 100 000 $ et plus de la Ville.

Observations du vérificateur général, M. Yves Denis
Le chapitre 1 fait état d’une reddition de comptes sur le positionnement stratégique du bureau du vérificateur général sous trois aspects :

• Les audits respectent les normes professionnelles applicables;
• Les travaux du vérificateur général maximisent la valeur ajoutée de la fonction et sont réalisés avec professionnalisme et objectivité;
• Les rapports d’audit publiés bénéficient d’une bonne visibilité.

Concernant la valeur ajoutée de la fonction de vérificateur général, tous les indicateurs mesurés sont cotés positivement (la majorité des cotes sont à 4 ou à 5 sur l’échelle de 5). « Ces résultats très positifs mettent clairement en lumière la crédibilité du bureau du vérificateur général de la Ville de Lévis. Cet exercice me permet aussi de conclure que rien ne me porte à croire que des contraintes sont exercées envers le personnel de la Ville dans le contexte de mes audits », a déclaré le vérificateur général, M. Yves Denis.

Fait intéressant, les commentaires reçus des participants dans le cadre de cet exercice indiquent que le personnel impliqué dans les audits du vérificateur général désire constater plus concrètement les bénéfices des audits auxquels il participe.

Le chapitre 1 contient aussi une analyse systémique des recommandations formulées dans les rapports annuels du vérificateur général. « Cette année, j’insiste auprès de la Ville pour que l’évolution de la culture organisationnelle continue de protéger les valeurs qui favorisent la prestation à long terme des meilleurs services aux citoyens. Pour ce faire, les recommandations structurantes qui sont formulées au fil des ans doivent bénéficier de plus d’attention », a déclaré M. Denis.

Suivi des recommandations
Le vérificateur général a procédé au suivi des recommandations antérieures pour deux audits publiés dans le rapport annuel de 2016, ainsi que d’autres recommandations antérieures; cette année, treize recommandations ont reçu la cote « Appliquée » ou « Caduque ». Le système complet pour le suivi des recommandations est aussi présenté dans ce rapport; notamment le vérificateur général recommande à l’Administration de la Ville d’être plus proactive dans la production des plans d’action à la suite du dépôt d’un rapport d’audit, afin de maximiser l’efficacité de l’application de l’ensemble des recommandations formulées. Ce système, conçu en collaboration avec l’Administration de la Ville, prévoit une reddition de comptes complète de l’application des recommandations envers les membres du conseil municipal.

Audit de performance - Gestion des actifs
La Ville fournit des services aux citoyens, entre autres, grâce aux actifs physiques qu’elle détient. Ces actifs comprennent des infrastructures variées, tels les usines de traitement des eaux, le réseau routier, les arénas et les parcs de même que les bâtiments et des équipements. Leur valeur comptable nette s’élève à plus d’un milliard de dollars.

Pour s’assurer qu’elle tire pleinement parti de ses actifs, la Ville doit les planifier, les gérer et les utiliser efficacement en appuyant ses décisions sur une information appropriée, notamment leur valeur, leur coût de maintenance et d’exploitation, leur état, leur performance et les risques sous-jacents.

Cet audit avait pour objectif de s’assurer que la Ville de Lévis s’est dotée d’un système efficace de gestion des actifs. Globalement, nous avons constaté que la gestion des actifs de la Ville ne constitue pas un système organisé et uniforme. Le vérificateur général a émis six recommandations structurantes à ce sujet. La Ville de Lévis adhère à toutes les recommandations formulées et s’est engagée à concevoir un plan d’action pour les appliquer.

Gestion des actifs – Le cadre de gestion
La Ville tarde à mettre en place un cadre de gestion des actifs. Malgré qu’elle dispose de politiques organisationnelles ou sectorielles et de certaines orientations, celles-ci ne précisent pas les objectifs du système de gestion des actifs dans son ensemble. De plus, l’attribution des budgets n’est pas basée sur une analyse des besoins ni sur une stratégie. Néanmoins, nous avons notamment noté qu’un plan directeur de maintien d’actifs est en cours d’élaboration pour les bâtiments de la Ville et que certaines pratiques sectorielles avantageuses ont été développées.

Gestion des actifs – Les données et l’information
Les besoins d’information concernant les actifs pour soutenir la prise de décision ne sont pas définis. L’information colligée est très variable selon les catégories d’actifs et ne permet pas de définir leur niveau de service attendu ou leurs risques propres. De plus, les données financières ne sont pas reliées à des actifs précis. Ces lacunes ne permettent pas d’effectuer au conseil municipal une reddition de comptes périodique sur l’ensemble de la gestion des actifs de la Ville.

Gestion des actifs – La planification des interventions
L’orientation des investissements n’est pas supportée par une planification rigoureuse. Nous avons constaté que l’analyse supportant l’établissement des priorités n’est pas basée sur des critères uniformes pour tous les services. De plus, les plans de gestion des actifs ne sont pas appuyés par des données à jour tout comme les budgets et les stratégies de financement pour ces actifs. Cependant, les secteurs d’actifs reliés à des programmes de subventions gouvernementales qui exigent une documentation spécifique et détaillée, font montre d’une planification plus rigoureuse et de meilleures pratiques.

Gestion des actifs – Le développement du savoir
La gestion de la formation du personnel qui assure le fonctionnement et la gestion des actifs n’est pas complètement organisée. Nous avons noté que les besoins en expertise de gestion chez le personnel et les gestionnaires ne sont pas connus et les moyens pour les combler ne sont pas mis en place ni intégrés dans un plan de formation.

Gestion des actifs – Des recommandations antérieures inachevées
La mise en œuvre des recommandations émises dans l’audit du vérificateur général de 2010 sur la pérennité des infrastructures est incomplète; nous avons recommandé à la Ville d’intégrer ces considérations dans le plan d’action à venir à la suite du présent rapport.

Audit de performance – Entretien correctif des bâtiments
La Ville de Lévis est propriétaire d’un parc important de bâtiments destinés à l’usage des citoyens et des employés municipaux - environ 200 bâtiments d’une valeur foncière totale de 187 millions de dollars. Alors que l’entretien préventif vise à ce que les bâtiments fonctionnent normalement et que les risques de bris soient minimisés, l’entretien correctif vise à corriger leurs déficiences connues. Un entretien préventif déficient accroît les dépenses d’entretien correctif.

Cet audit avait pour objectif de s’assurer que la Ville de Lévis exerce une gestion efficiente et efficace de l’entretien correctif de ses bâtiments, notamment afin d’assurer le fonctionnement attendu de la part des usagers. Le vérificateur général a conclu que la gestion de l’entretien correctif des bâtiments ne permet pas d’assurer l’utilisation efficiente et efficace des ressources de la Ville ni le fonctionnement que les usagers peuvent en attendre.

Entretien correctif des bâtiments – Le cadre de gestion
Le cadre de gestion de l’entretien des bâtiments et des équipements est absent, alors que d’autres organisations comparables en ont un. L’absence d’un tel cadre ne permet pas d’avoir un bon contrôle des coûts si bien que les coûts d’entretien correctif dépassent la moyenne habituelle de 20 % que l’on retrouve dans les villes dotées d’un cadre de gestion approprié. Dans une telle situation, l’assignation de rôles et de responsabilités dans les différents services impliqués et au sein de leur personnel est déficiente. Cette lacune ne favorise pas le développement d’une plus grande efficience dans l’utilisation des ressources humaine et des ressources budgétaires. De plus, l’attribution de la responsabilité de surveillance de l’application des lois et des règlements est aussi imprécise; ceci accroît les risques de ne pas pouvoir démontrer le respect de la réglementation et de ne pas répondre aux standards et pratiques reconnues. Enfin, aucune mesure de performance ni de reddition de comptes n’ont été mises en place. En raison de l’absence d’un cadre de gestion, l’organisation du travail est réactive plutôt que planifiée, ce qui engendre des inefficacités.

Entretien correctif des bâtiments – La planification des ressources humaines
L'audit mentionne aussi que les listes de personnel sont incomplètes (y compris la description des compétences et de l'expérience) et que les besoins en formation ne sont pas définis.

Entretien correctif des bâtiments – Les référentiels de gestion et les outils et techniques d’information
Les référentiels de gestion, comme ceux concernant la gestion du risque, visent à aider les gestionnaires dans leur gestion ou dans la mise en œuvre de bonnes pratiques d’entretien. Or, la Ville n’analyse pas les risques en vue de la mise en œuvre de bonnes pratiques d’entretien. Pareillement, les outils et techniques d’information sont sous‑utilisés. En ne disposant que de peu de ces outils, la Ville a une information partielle, ce qui perpétue un mode de gestion réactif qui comporte certains risques (satisfaction des usagers, protection de la durée de vie utile, gestion économique et efficace).

Entretien correctif des bâtiments – Recommandations
Ce rapport contient quatre recommandations visant à améliorer les processus d’entretien correctif des bâtiments; elles font l’objet d’une adhésion complète de la part de la Ville.

Reddition de comptes du vérificateur général
La reddition de comptes du vérificateur général contient un sommaire des activités du bureau ainsi que les résultats de la ligne de signalement; cette année, 25 signalements ont été reçus, dont 23 étaient hors du champ de la politique adoptée à ce sujet. L’état financier vérifié y est aussi présenté.

Collaboration
Le personnel impliqué dans les audits ainsi que la direction de l’organisation collaborent activement aux travaux du vérificateur général. « Les audits effectués par le vérificateur général demandent toujours des efforts de la part du personnel concerné, et celui-ci collabore à mes travaux », a déclaré M. Denis.

Rôle du vérificateur général
Rappelons que, selon la Loi sur les cités et villes, le rôle du vérificateur général est d’effectuer la vérification financière, la vérification de l’optimisation des ressources et la vérification de la conformité aux lois, règlements, politiques et directives des comptes et des affaires de la Ville et des autres entités ou organismes faisant partie de son champ de compétence. Le but est de favoriser le contrôle sur les fonds et les autres biens publics.

Pour consulter le rapport, visitez le ville.levis.qc.ca, rubrique La Ville, section Vérificateur général.

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Source et information :
Bureau du vérificateur général
418 835-8565