Lévis, le 8 juillet 2019 – À l’occasion de l’assemblée régulière du conseil municipal ce soir, le vérificateur général de la Ville de Lévis, monsieur Yves Denis, dépose son rapport annuel 2018. 

Le rapport annuel 2018 du vérificateur général contient cinq chapitres, dont un rapport d’audit de performance. Pour l’exercice financier 2018, le vérificateur général a signé un rapport d’audit sans réserve concernant les états financiers de la Ville. Le rapport contient aussi des opinions sans réserve concernant la conformité aux lois et règlements applicables pour la rémunération des élus ainsi que pour les organismes qui bénéficient d’une subvention de 100 000 $ et plus. 

Le vérificateur général a aussi procédé au suivi des recommandations antérieures pour deux audits publiés en 2013 et en 2015. Concernant la gestion de l’information relative aux sites contaminés, 100 % des recommandations sont appliquées après cinq ans. L’audit sur l’octroi des contrats de 100 000 $ et plus présente, après trois ans, 69 % de recommandations Appliquées ou Partiellement appliquées. 

Audit de performance - Acquisition d’immeubles
Afin de fournir une prestation de services aux citoyens ou pour ses besoins administratifs, la Ville de Lévis acquiert des terrains et des bâtiments de diverses natures. La valeur au rôle de ces actifs est de 436 M$. Le présent audit est le premier d’une série à venir au cours des prochaines années dans le domaine de la gestion immobilière. L’audit a pour objectif de s’assurer que la Ville de Lévis acquiert ses immeubles selon des besoins définis, avec un souci d’économie et d’efficience. 

Les acquisitions d’immeubles destinées aux infrastructures de services publics
D’abord, nous avons examiné les acquisitions d’immeubles destinées aux infrastructures de services publics (projets d’aménagement ou de réfection de rues, mises aux normes des infrastructures), en sélectionnant un échantillon de 29 des 65 acquisitions réalisées en 2018. Nous avons constaté que le processus utilisé pour ce type de transactions est inefficient; il engendre des coûts administratifs et augmente les délais de traitement des dossiers. Pour ces acquisitions, qui sont nombreuses et de faible valeur, les procédures sont les mêmes que pour celles concernant les acquisitions importantes. Ainsi, nous avons recommandé à la Ville de revoir la délégation de pouvoir des directeurs, qui ne peuvent procéder à l’approbation d’une acquisition d’immeuble de faible valeur alors que leur délégation financière atteint 50 000 $ pour les achats de divers biens et de services. 

Nous avons aussi recommandé de procéder à des regroupements d’acquisitions de services professionnels afin de limiter les délais administratifs et les coûts de traitement de ces transactions. L’évaluation de la valeur à payer, qui constitue rarement un frein au dénouement de ces transactions, génère des efforts et des coûts. La Ville pourrait normaliser ces données et éviter de multiplier ces évaluations. Une autre source d’efficience pourrait être envisagée par la Ville en simplifiant la promesse de vente utilisée auprès des citoyens. Enfin, malgré la disponibilité d’un système de gestion de l’information concernant ces transactions, aucune analyse n’est faite pour déceler les lacunes de gestion ou les inefficiences, ce qui permettrait d’apporter des correctifs appropriés. Cette section du rapport donne lieu à six recommandations. 

Les acquisitions de nature stratégique
Nous avons aussi vérifié les acquisitions de nature stratégique, destinées à l’amélioration de l’offre de service aux citoyens ou à l’administration de la Ville ; elles sont peu nombreuses, mais de valeur importante. L’audit a visé 10 des 21 acquisitions d’immeubles réalisées de 2016 à 2018. Sept de ces acquisitions sont liées au programme triennal d’immobilisations ou à un plan particulier d’urbanisme. Cependant, nous avons constaté que trois des dix acquisitions complétées étaient non reliées à un besoin identifié ou à un plan prédéterminé. La Ville court le risque que les caractéristiques des immeubles acquis ne permettent pas de répondre aux besoins ou entraînent des coûts importants pour qu’ils soient adaptés. 

L’approche utilisée par la Ville ne prévoit pas de délais suffisants pour négocier de gré à gré ni pour entreprendre des procédures d’expropriation en bonne et due forme. Huit des dix acquisitions auditées sont dans cette situation. Pour cinq cas, on a devancé la date de début des travaux de construction d’un ouvrage; pour trois immeubles destinés à l’administration de la Ville, on a devancé l’acquisition parce que des sommes étaient disponibles en fin d’année financière. Dans ce contexte, les parties prenantes à la négociation subissent des pressions pour conclure rapidement la transaction. Cette façon de faire compromet la qualité du processus d’acquisition, dont certaines étapes sont souvent escamotées; la Ville se prive notamment du bénéfice de certaines procédures comme l’expropriation. 

Le cadre de gestion entourant ces transactions est imprécis. Par exemple, les rôles et responsabilités des intervenants ne sont pas définis et les façons de faire mériteraient d’être mieux décrites. 

D’abord, pour les acquisitions d’immeubles de nature stratégique, qui comportent des enjeux financiers importants, nous nous attendions à ce qu’une déclaration explicite de l’absence de conflits d’intérêts potentiels soit exigée en conformité avec les meilleures pratiques applicables. Aussi, la Ville n’a formulé aucune exigence quant au financement préalable de l’ensemble des coûts prévisibles des projets pour tenir compte par exemple des frais de réparations majeures et des frais d’aménagement. Par exemple, dans le cas d’un bâtiment acquis pour 550 000 $, les coûts d’aménagement des locaux étaient évalués, au moment de l’audit, à 876 215 $, alors que l’estimation initiale pour ces travaux était de 300 000 $. Dans une transaction, la Ville s’est engagée à payer la totalité des coûts des travaux sans avoir fixé une limite. 

Lorsque la Ville sollicite un propriétaire, elle n’a pas bien défini le mandat d’évaluation pour quatre acquisitions, en considérant uniquement la valeur marchande de l’immeuble; le prix payé est souvent très au-delà de l’estimation de la Ville et la documentation aux dossiers pour justifier ces écarts est déficiente. Par ailleurs, dans plusieurs cas, le prix final indiqué aux actes notariés ne distingue pas le prix de l’immeuble de l’indemnité accessoire versée par la Ville. Lors de transactions futures, cette façon de faire risque d’induire le marché en erreur en surévaluant la valeur marchande d’un immeuble lors de l’analyse comparative des prix du marché. 

Par ailleurs, nous nous serions attendus à ce que la Ville ait mené des vérifications diligentes concernant l’état du bâtiment et la présence de sols contaminés. Pour sept acquisitions sur dix, aucune vérification concernant la contamination des sols n’avait été effectuée. Pour les acquisitions de bâtiments, dans un cas, la Ville s’est principalement fiée aux déclarations du vendeur, selon lequel aucuns travaux majeurs ne seraient requis à moyen terme. Dans un autre, des rénovations majeures au montant de 578 000 $ sont requises, alors que l’estimé initial de la Ville était d’environ 243 000 $. 

Enfin, le comité exécutif n’est pas informé du coût complet des projets, y compris des débours prévisibles en fonction de l’utilisation projetée de l’immeuble, et il ne peut autoriser au préalable le financement de ces projets. 

Somme toute, le rapport contient huit recommandations structurantes qui représentent un chantier d’envergure pour la Ville afin d’améliorer la gestion des acquisitions d’immeubles que nous avons auditées. Elles touchent la révision du processus d’acquisition des immeubles destinés aux infrastructures de services publics, la révision de la planification et la mise en place d’un cadre de gestion pour les acquisitions d’immeubles stratégiques. 

Reddition de comptes du vérificateur général
La reddition de comptes du vérificateur général mentionne les activités du bureau, les ressources utilisées ainsi que l’état des dépenses vérifié. En conformité avec la décision du conseil de la Ville à cet égard, les crédits inutilisés de l’année 2017, de l’ordre de 8 000 $, ont été reportés à l’année financière 2018. Pour la seconde année d’exploitation de la ligne de signalement, neuf signalements ont été reçus, dont trois étaient hors du champ de la politique adoptée à ce sujet. 

Collaboration
Le personnel impliqué dans les audits ainsi que la direction de l’organisation collaborent activement aux travaux du vérificateur général. « Les audits effectués par le vérificateur général demandent toujours des efforts de la part du personnel concerné, et celui-ci contribue à mes travaux », a déclaré M. Denis. 

Rôle du vérificateur général
Rappelons que, selon la Loi sur les cités et villes, le rôle du vérificateur général est d’effectuer la vérification financière, la vérification de l’optimisation des ressources et la vérification de la conformité aux lois, règlements, politiques et directives des comptes et des affaires de la Ville et des autres entités ou organismes faisant partie de son champ de compétence. Le but est de favoriser le contrôle sur les fonds et les autres biens publics. 

Pour consulter le rapport, visitez le ville.levis.qc.ca, section La Ville, rubrique Vérificateur général.  

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Source :
Bureau du vérificateur général
418 835-8565